Werkkostenregeling: 10 tips

    ABAB
    By ABAB

    Werkkostenregeling: 10 tips

     

    Tip 1 Inventariseer uw personeelsverstrekkingen

    Als u aan de slag gaat met de werkkostenregeling (WKR) is het essentieel dat u weet welke vergoedingen en verstrekkingen u geeft aan uw medewerkers. Maak daarom een inventarisatie van alle personeelsverstrekkingen. Vervolgens is het noodzakelijk de belastingvrije forfaitaire ruimte ('de pot') vast te stellen binnen uw bedrijf.
    Personeelsverstrekkingen zijn bijvoorbeeld telefonie of internet thuis, personeelsfeesten, parkeerplaatsen voor het personeel, persoonlijke verzorging, fiets van de zaak en de bedrijfskantines.
    In 2012 bedraagt deze ruimte 1,4% van uw totale fiscale loonsom. Aan de hand van deze gegevens kunt u bepalen hoe de personeelsverstrekkingen zich verhouden tot de pot van 1,4% van de loonsom. Deze inventarisatie vormt de basis om bepaalde vergoedingen en verstrekkingen wel of niet toe te wijzen aan de pot en of een aanpassing van de arbeidsvoorwaarden wenselijk is.

    Tip 2 Niet alle vergoedingen en verstrekkingen vallen in het forfait van 1,4%.
    Wat betekent dit voor u?

    Binnen de WKR zijn diverse vergoedingen en verstrekkingen vrijgesteld of op nihil gewaardeerd, zodat deze niet ten laste komen van de pot. Ook blijven bepaalde vergoedingen en verstrekkingen volledig buiten de toepassing van de WKR.
    Voor de overige vergoedingen en verstrekkingen geldt dat deze alleen ten laste komen van de pot, indien u heeft besloten om ze toe te wijzen aan de pot waarmee ze binnen het bereik komen van de eindheffing. De eindheffing van 80% is namelijk niet verplicht. U kunt immers ook besluiten om de vergoeding of verstrekking bij de medeweker als belast loon op de loonstrook te verwerken. Bovendien heeft u bij de verwerking op de loonstrook de keuze om de medewerker de belasting te laten betalen of dat u als werkgever de belasting voor eigen rekening neemt (bruteren). Indien u op jaarbasis meer verstrekt dan de pot toelaat, kunt u over het algemeen zelf bepalen of u hierover 80% eindheffing afdraagt of dat u de medewerker hierover belasting laat betalen. U kunt dit overigens niet altijd zomaar naar willekeur toepassen. Bovendien kan ongelijkheid tussen medewerkers tot discussie op de werkvloer leiden.
    Voorbeeld
    U verstrekt een vergoeding aan een medewerker van € 100, terwijl de pot van 1,4% al volledig benut is. U heeft dan drie mogelijkheden om deze vergoeding als loon te verwerken:
    · U wijst de vergoeding toe aan de pot. U betaalt 80% eindheffing over € 100 = € 80. Er is hierbij geen   sprake van loon bij de medewerker. Uw totale werkgeverslast is dan € 100 + € 80 = € 180.
    · U wijst de vergoeding niet toe aan de pot. U merkt dit aan als loon bij de medewerker. De medewerker   betaalt hierover 52% belasting (uitgaande van de hoogste tariefschijf), zodat de medewerker € 48   netto overhoudt. Uw totale werkgeverslast is hier € 100.
    · U wijst de vergoeding niet toe aan de pot. U merkt dit aan als loon bij de medewerker. U wilt dat de   medewerker ook € 100 netto ontvangt. Dit betekent dat u de belasting voor uw rekening neemt. Om   er voor te zorgen dat de medewerker € 100 netto ontvangt, moet u als werkgever € 108,30 belasting   betalen. Uw totale werkgeverslast wordt daarmee € 100 + € 108,30 = € 208,30.

    Tip 3: Heeft u ruimte over? Verstrek dan onbelast een bonus!

    Wij constateren in de praktijk dat veel werkgevers minder vergoeden of verstrekken dan de pot van 1,4%. Dit betekent dat er in veel gevallen fiscale ruimte over is die in 2013 verder zal toenemen als het forfait stijgt naar 1,6%.
    Voor u als werkgever is het daarom interessant om eerder over te stappen naar de WKR dan 2014. U kunt deze ruimte gebruiken om een bonus te verstrekken. Mocht blijken dat er aan het einde van het jaar nog ruimte in de pot over is, dan kunt u deze ruimte eenvoudig benutten door onbelast een kerstbonus te verstrekken aan uw personeel. Soms kan de Belastingdienst het dus toch leuker maken!

    Tip 4: De werkkostenregeling kan ook voordelig zijn

    In tip 2 heeft u kunnen lezen dat u kunt besluiten om een vergoeding aan te wijzen aan de pot, maar ook als loon bij de medewerker kunt aanmerken. Afhankelijk van het marginale belastingtarief van de medewerker, kunt u een voordeel realiseren door de vergoeding toe te wijzen aan de pot. Zolang u de pot niet overschrijdt is de vergoeding belastingvrij.
    Indien u de pot wel overschrijdt, dan moet u 80% eindheffing betalen over het meerdere. Voor u als werkgever is deze eindheffing soms voordeliger dan het als loon te belasten bij de medewerker waarbij u de belasting voor eigen rekening neemt (bruteren).
    Dit kan gebeuren als u een netto beloning heeft toegezegd aan een medewerker die valt onder het hoogste tarief van 52%. U heeft dan de keuze uit 80% eindheffing of 108,3% belasting bij brutering. Toepassing van de eindheffing leidt voor u dan tot een voordeel van 28,3% van het bruto beloningsbestanddeel. Anderzijds is het bij medewerkers met een zeer laag loon of medewerkers met een 30%- regeling raadzaam om de beloning als loon in aanmerking te nemen bij de medewerker en vervolgens te bruteren. Dat brengt voor u als werkgever lagere lasten met zich mee dan 80% eindheffing.
    Voorbeeld
    U verstrekte in het verleden een maandelijkse vaste kostenvergoeding van € 75 per maand aan uw personeel. Aangezien de vaste kostenvergoeding niet was onderbouwd, heeft u besloten om de vergoeding te bruteren op de loonstrook van de medewerker, zodat de medewerker maandelijks € 75 netto bleef ontvangen. Welk voordeel kan de WKR nu bieden? Wij gaan hierbij uit van een medewerker die valt onder het toptarief van 52%.
    Onder de oude regels bedroeg de maandelijkse werkgeverslast: € 75 kostenvergoeding + (€ 75 * 108,3% belasting) = € 75 + € 81,23 = totaal € 156,23.
    Onder de nieuwe regels is de werkgeverslast nog steeds € 156,23 indien u kiest om de vergoeding te blijven verwerken op de loonstrook van de medewerker en te blijven bruteren.
    Het is echter ook mogelijk om de niet onderbouwde vaste kostenvergoeding toe te wijzen aan de pot. De vaste kostenvergoeding is dan belastingvrij, voor zover u de pot niet overschrijdt. Als u de pot wel overschrijdt, dan betaalt u als werkgever € 75 + (€ 75 * 80%) = € 75 + € 60 = totaal € 135. Uw voordeel ten opzichte van de oude situatie is dat u per maand en per medewerker nu 28,3% * € 75 = € 21,23 minder belasting betaalt.
    In dit voorbeeld is het dus interessant om de vergoeding toe te wijzen aan de pot.

    Tip 5: Wees alert met cafetariaregelingen

    Veel werkgevers bieden een cafetariaregeling aan. In ruil voor een verlaging van brutoloon of door inlevering van vakantiegeld kunnen de medewerkers bijvoorbeeld een netto vergoeding ontvangen voor een fiets of de vakbondscontributie.
    Vaak leeft het misverstand dat deze vergoeding niet ten laste komt van de pot, omdat de medewerker deze arbeidsvoorwaarde feitelijk zelf financiert. Dit is niet juist!
    De vergoeding of verstrekking van een fiets of de vakbondscontributie komt volledig ten laste van de pot, ongeacht of er sprake is van een cafetariaregeling. Het inleveren van brutoloon heeft bovendien als nadeel dat de totale loonsom lager wordt en daardoor de pot afneemt. Bij overschrijding van de pot betaalt u als werkgever 80% belasting over de waarde van de fiets of de vakbondscontributie (mits u de vergoeding hebt toegewezen aan de pot, zie hiervoor tip 2), terwijl dit voor de werkgever onder de oude regels kostenneutraal was. Houd dus rekening met het feit dat een cafetariaregeling ineens erg duur kan uitpakken voor u. Dit zal overigens niet het geval zijn als loon wordt uitgeruild voor een vergoeding die gericht is vrijgesteld, zoals dubbele huisvestingskosten of reiskosten.
    Voorbeeld
    Een medewerker levert € 700 brutoloon in en krijgt daarvoor een fiets ter waarde van € 700. Onder de oude regels kostte u dit niets. Bovendien kon u zelfs premies werknemersverzekeringen uitsparen, indien het loon van de medewerker lager was dan het maximum premieloon. Binnen de regels van de WKR betaalt u echter 80% belasting over de waarde van de fiets, indien de fiets wordt toegewezen aan de pot en de pot al vol zit. U betaalt dan ineens € 560 belasting over de fiets.

    Tip 6: Zorg voor een goede inrichting van uw administratie

    Een succesvolle implementatie van de WKR binnen uw organisatie staat of valt met een administratie die hierop adequaat is ingericht. Het is uiterst belangrijk dat u de verschillende vergoedingen en verstrekkingen correct inboekt, zodat u de pot juist vult. U moet voorkomen dat u bepaalde vergoedingen ten laste van de pot boekt, terwijl ze daar niet in thuis horen, en omgekeerd.
    Bij een concern moet u de kosten toerekenen aan de juiste vennootschappen. Verder moeten de kosten inclusief btw in aanmerking worden genomen. Onze ervaring is dat de (financiële) administratie het knelpunt zal zijn voor een juiste verwerking van de WKR. Indien de uitsplitsing in de administratie volledig of onjuist is, leidt dit al snel tot een foutieve aangifte loonheffingen.

    Tip 7: Weinig cao’s houden rekening met de WKR

    Wij ervaren dat u als werkgever uw beleid laat afhangen van wat er in de cao is geregeld. In recent afgesloten cao’s wordt vaak geen rekening gehouden met de WKR (ook al lopen deze door tot na 2014).
    Zo kunnen medewerkers onverkort loon blijven uitruilen op grond van een cafetariaregeling en blijven de medewerkers recht houden op bijvoorbeeld koffiegeld, laarzengeld of gereedschapsvergoedingen.
    Dergelijke arbeidsvoorwaarden kunt u soms beter anders inkleden zodat u minder beslag legt op de pot. Nu de cao’s het veelal laten afweten, betekent dit dat u toch voortijdig zelf aan zet bent.

    Tip 8: Zorg dat u tijdig klaar bent voor de WKR en wacht niet tot 2014

    Veel werkgevers kiezen er bewust voor om pas in 2014 over te stappen. Dit is echter geen reden om niet nu al aan de slag te gaan. De voorbereiding op de invoering van de WKR zal u waarschijnlijk meer tijd kosten dan u lief is. U moet namelijk alle vergoedingen en verstrekkingen aan uw medewerkers gaan inventariseren en beoordelen of een aanpassing van de arbeidsvoorwaarden nodig is. Een verandering van arbeidsvoorwaarden is immers niet zo maar geregeld.
    Bovendien moet u zorgen dat uw administratie is ingericht op de invoering van de WKR. Ook zult u interne en externe processen op elkaar moeten afstemmen. Wie levert bijvoorbeeld wanneer bepaalde informatie aan om tijdig een juiste aangifte loonheffingen te kunnen doen? Al dit soort zaken moet u tijdig inzichtelijk hebben, ook al stapt u over per 2014.

    Tip 9: Informeer tijdig uw personeel

    Het is raadzaam dat u uw medewerkers tijdig op de hoogte brengt van de invoering van WKR en wat dit betekent voor hun arbeidsvoorwaarden. Dit kan relevant zijn voor langlopende verplichtingen die de medewerker aangaat.
    Voorbeeld
    Uw medewerker heeft een mobiele telefoon in privé waarvan de werkgever de kosten integraal vergoedt. Na overstap op de WKR is het voor de werkgever fiscaal aantrekkelijker om een mobiele telefoon van de zaak te verstrekken. Als u de medewerker hiervan te laat in kennis stelt kan hij gebonden zijn aan een duur privé-abonnement die hij niet langer vergoed krijgt. Dergelijke wijzigingen moet u tijdig communiceren.

    Tip 10: Administratieve vereenvoudiging?

    De WKR is ingevoerd om het voor de werkgever eenvoudiger te maken.
    Werkgevers denken hier vooralsnog anders over. Onbekend maakt onbemind.
    De overstap naar de WKR brengt weliswaar de nodige rompslomp met zich mee. Maar als u de WKR éénmaal correct hebt geïmplementeerd, dan verwachten wij dat deze nieuwe systematiek voor de meeste werkgevers praktischer zal uitwerken. Groot voordeel is namelijk dat u niet langer per individuele medewerker hoeft te toetsen of u een bepaalde vergoeding belastingvrij kunt verstrekken.
    Met inachtneming van het gebruikelijkheidscriterium krijgt u binnen de WKR de pot ter beschikking die u, naar eigen inzicht onbelast kunt verstrekken aan uw medewerkers zonder dat een onderbouwing nodig is.
    Dit maakt het voor u aanzienlijk makkelijker! Doe hier uw voordeel mee, zeker als blijkt dat u ruimte over heeft.

    Voor meer informatie over de WKR kunt u contact opnemen met Ronald van Leeuwen, belastingadviseur, via telefoonnummer 013-4647268.

    ABAB

    ABAB

    Accountants en Adviseurs is een allround accountancy- en adviesorganisatie. Met ruim 700 medewerkers werkt ABAB vanuit 17 vestigingen
    Volledige omschrijving

    Based in the Netherlands, ABAB is a leading provider of accountancy and consultancy services in a wide range of market segments. Our philosophy is based on our strong local and regional...